Estudo exploratório da integração de processos em uma instituição pública de ensino superior a partir das funcionalidades de um sistema de gestão de processos de negócio

Abstract

The integration of enterprise systems is important and necessary for the technical realizatino of business processes. Difficulties (technical and cost) to make integrated management systems (ERPs) adhering to processes and organizational dynamics lead organizations to live with systems from various manufacturers with little or no integration between them. This difficulty can become even worse in the case of public organizations. One option for the challenge can be provided by the concept of Business Process Management (BPM), which aims to provide conceptual basis for aligning business processes with organizational goals. This work from the need to know the implications that the concept behind the Implementation and Process management Systems based on BPM, as AtosBPM, have for the integration processes in organizations. To this end it was made an exploratory study using a specific process in a public institution of higher education in the state of São Paulo. The choice of the institution wa motivated by the ease access to your data and it does not have an integrated management system. It was used the philosophy of continuous improvement of business processes and a computational tool to design the process analyzed based on the BPM concept. It has generated an optimization proposal of the reporting process, with which it can be concluded that process modeling and optimization based on the BPM can be used to integrate business processes in a different way from conventional. These possibilities can either lead managers to make small adjustmentes in their systems building bridges linking nonintegrated systems rather than making broader change, like to get around limitations of budgetary resources, for example, to improve the integration of its processes. Therefore, the efficiency and effectiveness of these improvements depend on the approaches used to justify them

A integração dos sistemas corporativos é importante e necessária para a realização técnica dos processos de negócios. As dificuldades (técnicas e de custo) para tornar os sistemas de gestão integrados (os ERPs) aderentes aos processos e à dinâmica organizacional levam as organizações a conviverem com sistemas de diversos fabricantes com baixa ou nenhuma integração entre eles. Essa dificuldade pode se tornar ainda maior no caso de organizações públicas. Uma alternativa para este desfaio pode ser oferecida plo conceito de Gestão de Processos de Negócio (BPM), que objetiva fornecer base conceitual para alinhar os processos de negócio com os objetivos organizacionais. Este trabalho surge da necessidade de conhecer as implicações o conceito subjacente aos Sistemas de Implementação e Gestão de Processos com base no BPM, como o AtosBPM, têm para a integração de processos nas organizações. Para tanto foi feito um estudo exploratório usando um processo específico em uma instituição pública de ensino superior do Estado de São Paulo. A escolha da instituição foi motivada pela facilidade de acesso a seus dados e processos e a por mesma não dispor de um sistema de gestão integrado. Utilizou-se a filosofia de melhoria contínua de processos de negócio e uma ferramenta computacional para desenhar o processo analisado com base no conceito BPM. Foi gerado uma proposta de otimização do processo analisado, com a qual pode-se concluir que a modelagem e otimização de processos com base no BPM podem servir para integrar os processos organizacionais de uma forma diferente da convencional. Estas possibilidades podem tanto levar os gestores a fazer pequenas adaptações em seus sistemas criando pontes de ligação entre sistemas não integrados ao invés de fazerem modificações mais abrangentes, como contornar limitações de recursos orçamentários, por exemplo, para melhorar a integração de seus processos...